QUẢN TRỊ DÒNG TIỀN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ GIÚP GIẢM THIỂU RỦI RO TÀI CHÍNH

Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ là yếu tố then chốt giúp kiểm soát chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Việc lập ngân sách, cân nhắc nguồn huy động, ứng dụng công nghệ và quản lý nợ là những bước quan trọng để tối ưu dòng tiền. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể kiểm soát hiệu quả dòng tiền, vừa đảm bảo thanh khoản vừa hỗ trợ tăng trưởng?

Nội dung chính: 

• Dòng tiền trong doanh nghiệp là gì? Là sự chuyển động của tiền mặt và các khoản tương đương tiền ra vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp: Đảm bảo thanh khoản và khả năng trả nợ; Tối ưu hóa sử dụng vốn; Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược; Giảm chi phí tài chính; Tăng khả năng chống chịu rủi ro

• Khó khăn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản trị dòng tiền: Năng lực quản trị tài chính còn hạn chế; Nhà quản trị thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền; Tình trạng thiếu vốn; Áp lực từ thị trường và biến động kinh tế

• Nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ  Lập ngân sách và dự báo; DNNVV cân nhắc nguồn huy động; Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình kế toán; Giảm thiểu tối đa rủi ro từ việc bán chịu, kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả; Sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác

1. Dòng tiền trong doanh nghiệp là gì? 

Dòng tiền trong doanh nghiệp là sự chuyển động của tiền mặt và các khoản tương đương tiền ra vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó bao gồm dòng tiền vào từ doanh thu bán hàng, thu nhập đầu tư, và các nguồn tài trợ, cùng với dòng tiền ra dùng để chi trả chi phí, đầu tư tài sản và trả nợ vay. 

Hiểu và quản lý dòng tiền giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh khoản, đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. 

Trong thực tế, quản trị dòng tiền gồm hai khía cạnh chính:

• Dòng tiền ngắn hạn: Đây là các khoản tiền phát sinh trong vòng 1 năm, như tiền bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, chi lương, trả nợ ngắn hạn. Quản lý tốt dòng tiền ngắn hạn giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh khoản hàng ngày, tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt đột ngột.
• Dòng tiền dài hạn: Bao gồm các khoản đầu tư vào tài sản cố định, mua sắm máy móc, mở rộng nhà xưởng hoặc trả nợ dài hạn. Quản trị dòng tiền dài hạn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chiến lược, đảm bảo khả năng sinh lợi và phát triển bền vững.

Dòng tiền dương cho thấy tài sản lưu động của công ty đang tăng lên, cho phép công ty trang trải các nghĩa vụ, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh, trả lại tiền cho cổ đông, thanh toán chi phí và là cơ sở chống lại những thách thức tài chính trong tương lai. Ngoài ra, các công ty có khả năng linh hoạt tài chính mạnh mẽ có thể tận dụng các khoản đầu tư sinh lời.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì thiếu lợi nhuận, mà vì không kiểm soát tốt dòng tiền, dẫn đến không thể trả nợ, trả lương hay mua nguyên vật liệu đúng hạn. Do đó, việc lập kế hoạch chi tiết, dự báo dòng tiền và theo dõi sát sao từng khoản thu – chi là yếu tố sống còn để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

2. Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Quản trị dòng tiền là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát lượng tiền ra – tiền vào của doanh nghiệp, giúp cân bằng tài chính và tối đa hóa giá trị. Dòng tiền thể hiện khả năng thanh khoản, khả năng trang trải nghĩa vụ và cơ hội tái đầu tư của doanh nghiệp. Việc quản trị hiệu quả không chỉ phòng tránh rủi ro thiếu hụt hay dư thừa tiền mặt, mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp:

• Đảm bảo thanh khoản và khả năng trả nợ
• Tối ưu hóa sử dụng vốn
• Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược
• Giảm chi phí tài chính
• Tăng khả năng chống chịu rủi ro

Cụ thể: 

• Đảm bảo thanh khoản và khả năng trả nợ: Quản trị dòng tiền giúp doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để trả nợ, thanh toán chi phí và nghĩa vụ tài chính đúng hạn, tránh rủi ro bị khởi kiện hoặc phá sản.
• Tối ưu hóa sử dụng vốn: Quản lý tốt dòng tiền giúp doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hiệu quả, giảm lãng phí và tránh tình trạng dư thừa tiền mà không được đầu tư sinh lời.
• Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược: Khi nắm rõ dòng tiền ra – vào, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch đầu tư dài hạn, mở rộng sản xuất, mua sắm tài sản cố định và phát triển dự án mới một cách chủ động.
• Giảm chi phí tài chính: Quản trị dòng tiền hợp lý giúp giảm nhu cầu vay vốn ngân hàng hoặc quỹ tín dụng với lãi suất cao, từ đó tiết kiệm chi phí tài chính và tăng hiệu quả lợi nhuận.
• Tăng khả năng chống chịu rủi ro: Dòng tiền dương và cân đối tạo ra cơ sở tài chính vững chắc, giúp doanh nghiệp đối phó với biến động thị trường, khủng hoảng kinh tế hoặc các sự kiện bất ngờ, đồng thời tận dụng cơ hội đầu tư sinh lời.

3. Khó khăn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản trị dòng tiền

Quản trị dòng tiền là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi họ phải đối mặt với nhiều hạn chế về năng lực, vốn và áp lực từ thị trường. Dưới đây là khó khăn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản trị dòng tiền:

• Năng lực quản trị tài chính còn hạn chế
• Nhà quản trị thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền
• Tình trạng thiếu vốn
• Áp lực từ thị trường và biến động kinh tế

3.1. Năng lực quản trị tài chính còn kém

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV) tại Việt Nam có năng lực quản trị tài chính hạn chế, do quy mô nhỏ và khả năng huy động vốn thấp. 

Việc đầu tư vào tài sản cố định và các dự án dài hạn còn hạn chế khiến khả năng sinh lời và quản lý vốn gặp nhiều bất cập. Thực tế, đây là một trong những nguyên nhân chính khiến hàng tháng có khoảng 7.000 doanh nghiệp phải đóng cửa, phần lớn là DNNVV.

Các DNNVV thường không có bộ phận tài chính chuyên biệt, nên các quyết định quản lý dòng tiền thường dựa vào kế toán, chủ yếu phục vụ mục đích thuế. Điều này khiến việc lập kế hoạch dòng tiền không đầy đủ và thiếu chính xác. Khi không quản lý tốt, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu thanh khoản, dù vẫn có lợi nhuận trên sổ sách.

Khả năng dự báo dòng tiền, đánh giá nhu cầu vốn và lập ngân sách cho các hoạt động kinh doanh cũng còn yếu. Nhiều DN không phân biệt rõ giữa lợi nhuận và dòng tiền thực tế, dẫn đến việc dù kinh doanh có lãi nhưng vẫn thiếu tiền để chi trả cho các chi phí thường xuyên hoặc mở rộng sản xuất.

3.2. Nhà quản trị thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV) ở Việt Nam khó đứng vững trên thị trường biến động là sự thiếu hụt kỹ năng quản trị tài chính của nhà quản trị. 

Nhiều người quản lý không trực tiếp tham gia vào hoạt động quản trị tài chính hoặc không muốn tham gia, dẫn đến việc dòng tiền và các quyết định tài chính quan trọng không được kiểm soát chặt chẽ.

Nguyên nhân chủ yếu là nhà quản trị bận rộn với các hoạt động khác của doanh nghiệp như sản xuất, tìm kiếm thị trường, quản trị nhân sự, hoặc họ thiếu kiến thức và nhận thức về tầm quan trọng của quản lý dòng tiền. 

Khi không trực tiếp quản lý, họ dễ bỏ sót các vấn đề về thanh khoản, dự báo dòng tiền và cân đối thu – chi, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Ngoài ra, nhiều DNNVV không có bộ phận kế toán riêng, hoặc thuê kế toán bên ngoài chỉ để lập sổ sách phục vụ mục đích thuế. Các báo cáo này thường không phản ánh chính xác tình hình dòng tiền thực tế, khiến nhà quản trị thiếu thông tin để đưa ra quyết định tài chính kịp thời và hiệu quả.

3.3. Tình trạng thiếu vốn

Thiếu vốn là một trong những rào cản phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV) tại Việt Nam. Không chỉ các doanh nghiệp khởi nghiệp gặp khó khăn, ngay cả những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, tăng trưởng tốt và có lợi nhuận cao cũng thường thiếu vốn để mở rộng sản xuất, kinh doanh và thị trường. Vốn là yếu tố sống còn để duy trì hoạt động, đảm bảo thanh khoản và triển khai các kế hoạch phát triển.

Nhiều DNNVV nhận thức rằng quản trị dòng tiền hiệu quả là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, việc thiếu vốn thường đi kèm với quản trị dòng tiền chưa hiệu quả, khiến doanh nghiệp khó cân đối các khoản thu – chi, đặc biệt khi cần thanh toán lương, mua nguyên vật liệu hoặc trả nợ đúng hạn.

Một vấn đề phổ biến khác là nhiều doanh nghiệp không phân biệt rõ lợi nhuận và dòng tiền thực tế. Kế toán tổng hợp thường tập trung vào thu nhập ròng hoặc lợi nhuận, bỏ qua việc theo dõi dòng tiền thực tế. 

Do đó, một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể gặp khó khăn nghiêm trọng về thanh khoản, dẫn đến tình trạng thiếu tiền mặt để vận hành hoạt động hàng ngày hoặc mở rộng kinh doanh.

3.4. Áp lực từ thị trường và biến động kinh tế

Các DNNVV thường phải đối mặt với biến động thị trường, cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi nhanh chóng về nhu cầu khách hàng. Những yếu tố này tạo áp lực lên dòng tiền, khi doanh thu không ổn định hoặc thanh toán từ khách hàng bị chậm.

Biến động kinh tế vĩ mô, như lạm phát, tăng lãi suất hoặc biến động giá nguyên vật liệu, cũng tác động trực tiếp đến khả năng cân đối dòng tiền. Doanh nghiệp phải chuẩn bị các nguồn dự phòng hoặc tái cơ cấu dòng tiền để duy trì hoạt động.

Trong điều kiện này, các DNNVV thiếu năng lực quản trị dòng tiền sẽ khó tồn tại, bởi họ không có khả năng nhanh chóng thích ứng với thay đổi tài chính. Việc lập kế hoạch và theo dõi dòng tiền chặt chẽ trở thành yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.

4. Tối ưu quản trị dòng tiền cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

Quản trị dòng tiền hiệu quả là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Dưới đây là 5 cách giúp nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền, từ lập ngân sách, cân nhắc nguồn huy động, ứng dụng công nghệ, quản lý nợ đến sử dụng các công cụ dự báo chính xác.

• Lập ngân sách và dự báo
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cân nhắc nguồn huy động
• Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình kế toán
• Kiểm soát nợ & giảm rủi ro bán chịu
• Sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác

4.1. Lập ngân sách và dự báo

Một trong những chìa khóa để nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ là lập ngân sách và dự báo. Các doanh nghiệp nên chuẩn bị một kế hoạch tài chính chi tiết. 

Thông thường, các DNNVV nên lập ngân sách theo năm, bao gồm dự đoán doanh thu và chi phí hàng tháng, từ đó tạo cơ sở dữ liệu về thu nhập và dòng tiền ra. Ngân sách giúp dự đoán lợi nhuận, trong khi dự báo dòng tiền tập trung dự đoán dòng tiền ròng. Trên cơ sở dự báo, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch gọi vốn khi thiếu hụt dòng tiền.

Bất cứ hoạt động nào muốn đạt hiệu quả cao đều cần kế hoạch rõ ràng, và việc quản lý dòng tiền cũng không ngoại lệ. Lập kế hoạch dòng tiền định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tài chính tối ưu, đồng thời kiểm tra và đánh giá hiệu quả sử dụng tiền, từ đó đưa ra giải pháp quản trị dòng tiền đúng đắn.

Các bước cần thực hiện:

• Chuẩn bị kế hoạch tài chính tổng thể cho doanh nghiệp, đặc biệt là các DNNVV.
• Lập ngân sách hàng năm, dự đoán doanh thu và chi phí theo từng tháng.
• Thực hiện dự báo dòng tiền ròng để xác định khả năng thiếu hụt hoặc thừa vốn.
• Lập kế hoạch gọi vốn hoặc điều chỉnh chi tiêu dựa trên dự báo dòng tiền.
• Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch dòng tiền định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để tối ưu hiệu quả quản trị.

4.2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cân nhắc nguồn huy động

Khi gặp thiếu hụt tiền mặt, các doanh nghiệp thường có hai lựa chọn: huy động thêm vốn chủ sở hữu (bổ sung tiền của mình vào) hoặc huy động vốn vay từ bên ngoài (ngân hàng, thị trường tài chính). 

Do hạn chế về việc tiếp cận các nguồn vốn chính thức, nhiều DNNVV thường dựa vào vốn chủ sở hữu, ít sử dụng vốn vay ngân hàng hoặc các nguồn tài chính bên ngoài. 

Nhiều khảo sát tại Việt Nam và trên thế giới cho thấy, hầu hết các DNNVV không có nhu cầu vay vốn ngân hàng. Theo khảo sát 996 doanh nghiệp Việt Nam (Enterprise Survey) của World Bank giai đoạn 2014–2016, khó khăn trong tiếp cận vốn được đánh giá là rào cản lớn, nhưng chỉ có 28,8% DN sử dụng vốn vay ngân hàng.

Khảo sát các DN không vay vốn cho thấy phần lớn tránh vay do lo ngại nợ và rủi ro liên quan. Điều này gợi ý rằng nhiều DNNVV chưa nhận thức đầy đủ lợi ích và cách sử dụng vốn vay hợp lý. Nếu ác cảm với vay vốn không được giải quyết, đây sẽ là rào cản lớn đối với tăng trưởng, vì hầu hết các dự án mở rộng cần được tài trợ bằng vốn vay. 

Thông thường, lợi nhuận tự có không đủ để tài trợ cho các kế hoạch mở rộng, và chỉ dựa vào vốn nội bộ có thể hạn chế phát triển doanh nghiệp.

Các bước cần thực hiện:

• Đánh giá tình trạng thiếu hụt tiền mặt và xác định nhu cầu vốn bổ sung.
• Xem xét hai nguồn huy động chính: vốn chủ sở hữu hoặc vốn vay bên ngoài.
• Nâng cao nhận thức của DNNVV về lợi ích và cách sử dụng vốn vay hợp lý.
• Lựa chọn nguồn vốn phù hợp dựa trên rủi ro, chi phí và mục tiêu mở rộng của doanh nghiệp.
• Kết hợp kế hoạch sử dụng vốn vay với dự báo dòng tiền để đảm bảo khả năng trả nợ và tối ưu hiệu quả tài chính.

4.3. Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình kế toán

Đối với các DNNVV, nếu hệ thống kế toán hiện tại vẫn còn nhiều thủ tục giấy tờ, doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm kế toán điện toán đám mây. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, cập nhật liên tục về tình hình hoạt động của tất cả các bộ phận, từ đó quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

Các phần mềm kế toán hiện đại thường tích hợp với nhiều ứng dụng khác như nghiệp vụ ngân hàng, quản lý bảng lương, phần mềm bán hàng, thậm chí là quản lý dự án trong một số ngành đặc thù. 

Ngoài ra, các công cụ phân tích thông minh được tích hợp trong phần mềm giúp doanh nghiệp đánh giá chi tiết tình hình tài chính và dự báo hướng đi của dòng tiền, hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác.

Các bước cần thực hiện:

• Đánh giá hiện trạng hệ thống kế toán và xác định các quy trình thủ công cần tự động hóa.
• Lựa chọn phần mềm kế toán điện toán đám mây phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tích hợp phần mềm với các ứng dụng khác: ngân hàng, bảng lương, bán hàng, quản lý dự án…
• Sử dụng các công cụ phân tích để theo dõi dòng tiền và tình hình tài chính chi tiết.
• Cập nhật và tối ưu hóa quy trình kế toán định kỳ dựa trên dữ liệu từ phần mềm để nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền.

4.4. Kiểm soát nợ & giảm rủi ro bán chịu

Nợ phải thu là khoản vốn mà doanh nghiệp đang tạm thời “cung cấp” cho khách hàng. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, nợ phải thu có thể trở thành nguyên nhân khiến doanh nghiệp mất tiền, làm gián đoạn kế hoạch hoạt động và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Do đó, quản lý nợ phải thu hiệu quả là bước đầu tiên để bảo đảm dòng tiền ổn định.

Ngoài ra, nợ phải trả cũng cần được kiểm soát. Đây là khoản phản ánh dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nếu nợ phải trả quá cao, dòng tiền ra bị ùn tắc, khiến tiền mặt trong doanh nghiệp bị “kẹt”, làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và duy trì hoạt động. Quản lý tốt nợ phải trả giúp đảm bảo dòng tiền luôn lưu thông, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định.

Các bước cần thực hiện:

• Xác định các khách hàng có nguy cơ chậm thanh toán và thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng.
• Theo dõi, phân loại và đánh giá các khoản nợ phải thu để ưu tiên thu hồi hiệu quả.
• Thiết lập hệ thống cảnh báo và nhắc nhở thanh toán cho khách hàng.
• Kiểm soát nợ phải trả, đảm bảo các khoản chi tiêu và thanh toán được cân đối với dòng tiền.
• Đánh giá định kỳ nợ phải thu và nợ phải trả để tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính.

4.5. Sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác

Đối với các DNNVV, dự báo dòng tiền là quá trình ước tính các khoản tiền sẽ thu và chi nhằm đảm bảo rằng các khoản chi không vượt quá khả năng thu vào. Việc dự báo này giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát, giữ thế chủ động trong cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra, từ đó sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, dự báo dòng tiền không phải lúc nào cũng chính xác và thường phát sinh sai lệch. Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ hỗ trợ dự báo. 

Những công cụ này giúp tính toán dựa trên các yếu tố nội bộ và ngoại vi có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, từ đó cung cấp dự báo chính xác hơn và hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

Các bước cần thực hiện:

• Xác định các khoản thu và chi dự kiến để làm cơ sở dự báo dòng tiền.
• Sử dụng phần mềm hoặc công cụ chuyên dụng để lập dự báo, tích hợp dữ liệu từ kế toán, bán hàng và ngân hàng.
• Cân nhắc các yếu tố bên ngoài như thị trường, mùa vụ, biến động chi phí và nhu cầu khách hàng.
• So sánh dự báo với dòng tiền thực tế để nhận diện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
• Cập nhật định kỳ dự báo dòng tiền để doanh nghiệp luôn duy trì khả năng chủ động trong quản lý tài chính.

Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì thanh khoản, kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro tài chính. Việc lập kế hoạch, dự báo dòng tiền, cân nhắc nguồn huy động, ứng dụng công nghệ và quản lý nợ là những bước thiết yếu để tối ưu hiệu quả quản trị. Thực hiện tốt các phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ ổn định hoạt động hàng ngày mà còn chủ động trong phát triển và mở rộng kinh doanh.